De drie gevallen die u moet onderscheiden
Zo onderscheidt u de drie situaties, wat de regels zeggen, wat u doet en welk bewijs u bewaart. Gecontroleerd op 15 oktober 2026.
Als een controle mislukt, dekt het antwoord drie situaties die u niet door elkaar mag halen.
- Fout nummer: het formaat of de controlecijfers kloppen niet (typefout, teken te veel, een KvK-nummer in plaats van het btw-nummer). Het nummer kan zo niet bestaan. Zie Frans btw-nummer: formaat en controle.
- Dienst van een lidstaat niet beschikbaar: de controle loopt via de officiële EU-controledienst, die elke lidstaat bevraagt. Antwoordt de dienst van een land niet of is die overbelast, dan hebt u geen antwoord: het nummer is niet geldig en niet ongeldig.
- Goed gevormd maar niet geregistreerd: het formaat klopt, maar de lidstaat antwoordt dat het nummer niet actief is voor intracommunautaire handel. De klant heeft het misschien nooit aangevraagd, net pas gekregen of is niet meer geregistreerd.
Verkeerd formaat: de dienst wordt niet bevraagd.
{
"code": "vat_format",
"ok": false,
"value": "DE12345678"
}De lidstaat antwoordde niet: noch geldig noch ongeldig.
{
"number": "IT12345678901",
"country": "IT",
"status": "unverifiable",
"valid": null,
"checked_at": null,
"retrying": true
}Formaat juist, maar ongeldig verklaard.
{
"number": "IT12345678901",
"country": "IT",
"status": "invalid",
"valid": false,
"checked_at": "2026-10-15T09:21:04Z"
}Gevolgen voor de vrijstelling en de verlegging
Voor een levering van goederen aan een klant in een andere lidstaat vereist de vrijstelling van artikel 138 van de btw-richtlijn (Richtlijn 2006/112/EG) onder meer dat de klant voor de btw is geïdentificeerd in een andere lidstaat dan die van vertrek en u dat nummer heeft meegedeeld. Sinds 1 januari 2020 maakt Richtlijn (EU) 2018/1910 (tekst op EUR-Lex) van die identificatie een materiële voorwaarde: zonder geldig nummer kan de vrijstelling worden geweigerd, ook als de goederen het land echt hebben verlaten. De opgaaf intracommunautaire prestaties moet ook juist zijn.
In Nederland rust het 0%-tarief voor intracommunautaire leveringen op artikel 9 van de Wet op de omzetbelasting 1968. De regels en toelichting vindt u bij de Belastingdienst. Zonder geldig btw-nummer van de klant kan de Belastingdienst het 0%-tarief weigeren en alsnog btw navorderen.
Bij diensten tussen ondernemers is de btw in beginsel verschuldigd door de afnemer, die ze in zijn eigen land verlegd aangeeft. Het nummer bewijst dan vooral dat de klant btw-ondernemer is: een ongeldig nummer verzwakt dat bewijs.
Voorbeeld. Een Nederlands bedrijf factureert 5.000 euro exclusief btw aan een Duitse klant wiens nummer wordt geweigerd. Blijft het nummer ongeldig, dan kan de factuur zonder btw worden aangevochten: Nederlandse btw tegen het algemene tarief van 21% (1.050 euro) kan dan bij de verkoper worden nagevorderd.
Wat u in elk geval doet
- Fout nummer: neem contact op met de klant, vraag het bewijs van btw-registratie of een recente factuur en neem het nummer exact over. Controleer daarna opnieuw.
- Dienst niet beschikbaar: trek geen conclusie. Controleer enkele uren later opnieuw, daarna de volgende dag. Zolang u geen antwoord hebt, levert u niet zonder btw op basis van alleen het formaat.
- Niet geregistreerd: vraag de klant zijn registratie te regelen bij zijn belastingdienst of het juiste nummer te bevestigen. Lukt dat niet vóór het factureren, reken dan btw aan en corrigeer later als het nummer geldig blijkt.
Bewaar in elk geval uw schriftelijke contact met de klant. Twijfelt u over een bepaalde transactie, vraag dan advies aan uw boekhouder of de Belastingdienst.
Het bewijs dat u bewaart
Een controle zonder spoor beschermt u niet. Bewaar bij elke controle:
- de datum en het uur van de raadpleging;
- het gecontroleerde btw-nummer en het antwoord (geldig, ongeldig, niet beschikbaar);
- het consultatienummer, dat de officiële dienst afgeeft als u ook uw eigen btw-nummer opgeeft: het legt datum en resultaat van de controle vast;
- een schermafbeelding of pdf van het resultaat, bij de factuur gevoegd.
Controleer op het moment van de verkoop, niet alleen bij het aanmaken van de klant: een nummer kan zijn geldigheid verliezen.
Nu een nummer controleren
De tool Btw-nummer controleren controleert een nummer en toont een van drie resultaten: geldig, ongeldig of nu niet te controleren. Wilt u eerst het bedrijf op naam vinden, gebruik dan bedrijf zoeken.
Veelgestelde vragen
Is een "niet te controleren" btw-nummer ongeldig?+
Nee. Het betekent dat de dienst van een lidstaat niet heeft geantwoord. Probeer later opnieuw voordat u beslist om 0% of btw toe te passen.
Mag ik zonder btw leveren met een ongeldig nummer?+
In beginsel niet: de geldigheid van het nummer is een materiële voorwaarde voor de vrijstelling van intracommunautaire leveringen van goederen. Zonder geldig nummer rekent u btw aan.
Welk bewijs van een controle bewaar ik?+
Datum en uur, het gecontroleerde nummer, het resultaat, het consultatienummer en een schermafbeelding, bij de factuur gevoegd.
Wat als de klant zijn intracommunautair nummer niet vindt?+
Hij moet het bij zijn belastingdienst opvragen: een nationaal nummer volstaat niet altijd, het moet geregistreerd zijn voor intracommunautaire handel.
Worden diensten behandeld zoals leveringen van goederen?+
Nee. Bij diensten tussen ondernemers geeft de afnemer de btw in beginsel zelf aan; het nummer bewijst vooral zijn status van btw-ondernemer.
Verder lezen
- BTWFrans btw-nummer: formaat en controleDe Franse, Belgische en Zwitserse formaten, de vermeldingen op de factuur en de controle vóór het factureren.
- CONTROLEBestaat dit bedrijf echt? Controles vóór het tekenenEen checklist van zes punten: identificatienummer, status, naam en adres, btw, signalen en sanctielijsten.
- DOUANEEORI-nummer: wat het is en hoe u het controleertDe douane-identificatie van bedrijven die importeren of exporteren: waarvoor ze dient, het verband met het SIRET en de controle.