Ungültige, nicht prüfbare oder nicht registrierte USt-IdNr.: was tun?

Die drei Fälle, die Sie unterscheiden müssen

Hier steht, wie Sie die drei Situationen unterscheiden, was die Vorschriften sagen, was zu tun ist und welchen Nachweis Sie aufbewahren. Geprüft am 15. Oktober 2026.

Schlägt eine Prüfung fehl, verbergen sich dahinter drei Situationen, die man nicht verwechseln darf.

• Falsche Nummer: Format oder Prüfziffern stimmen nicht (Tippfehler, überzähliges Zeichen, eine Steuernummer statt der USt-IdNr.). Die Nummer kann so nicht existieren. Siehe Französische USt-IdNr.: Format und Prüfung.
• Dienst eines Mitgliedstaats nicht verfügbar: Die Prüfung läuft über den offiziellen EU-Prüfdienst, der jeden Mitgliedstaat abfragt. Antwortet der Dienst eines Staates nicht oder ist er überlastet, haben Sie keine Antwort: Die Nummer ist weder gültig noch ungültig.
• Korrekt aufgebaut, aber nicht registriert: Das Format stimmt, doch der Staat meldet, dass die Nummer für innergemeinschaftliche Umsätze nicht aktiv ist. Der Kunde hat sie vielleicht nie beantragt, erst vor Kurzem erhalten oder ist nicht mehr registriert.

{
 "code": "vat_format",
 "ok": false,
 "value": "DE12345678"
}

{
 "number": "IT12345678901",
 "country": "IT",
 "status": "unverifiable",
 "valid": null,
 "checked_at": null,
 "retrying": true
}

{
 "number": "IT12345678901",
 "country": "IT",
 "status": "invalid",
 "valid": false,
 "checked_at": "2026-10-15T09:21:04Z"
}

Folgen für Steuerbefreiung und Steuerschuldnerschaft

Für eine Lieferung von Waren an einen Kunden in einem anderen Mitgliedstaat setzt die Steuerbefreiung nach Artikel 138 der Mehrwertsteuerrichtlinie (Richtlinie 2006/112/EG) unter anderem voraus, dass der Kunde in einem anderen Mitgliedstaat als dem des Versands umsatzsteuerlich erfasst ist und Ihnen seine Nummer mitgeteilt hat. Seit dem 1. Januar 2020 macht die Richtlinie (EU) 2018/1910 (Text auf EUR-Lex) diese Erfassung zu einer materiellen Voraussetzung: Ohne gültige Nummer kann die Befreiung versagt werden, auch wenn die Ware das Land tatsächlich verlassen hat. Auch die Zusammenfassende Meldung muss richtig sein.

In Deutschland regelt § 6a UStG (Gesetze im Internet) die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung. Für die Prüfung der Nummer gibt es beim Bundeszentralamt für Steuern die qualifizierte Bestätigungsabfrage nach § 18e UStG (Gesetze im Internet, bzst.de). Ohne gültige USt-IdNr. des Kunden kann die Finanzverwaltung die Steuerfreiheit versagen und Umsatzsteuer nachfordern.

Bei Dienstleistungen zwischen Unternehmern schuldet in der Regel der Leistungsempfänger die Steuer und führt sie in seinem Land ab (Reverse-Charge). Die Nummer belegt dort vor allem, dass der Kunde Unternehmer ist: Eine ungültige Nummer schwächt diesen Nachweis.

Beispiel. Ein deutsches Unternehmen stellt einem französischen Kunden 5.000 EUR netto für Ausrüstung in Rechnung, dessen Nummer abgelehnt wird. Bleibt sie ungültig, kann die Rechnung ohne Umsatzsteuer beanstandet werden: Die deutsche Umsatzsteuer zum Regelsatz von 19 % (950 EUR) kann dann vom Verkäufer nachgefordert werden.

Was Sie im jeweiligen Fall tun

1. Falsche Nummer: Kontaktieren Sie den Kunden, verlangen Sie seine Bescheinigung über die Umsatzsteuer-Registrierung oder eine aktuelle Rechnung und übernehmen Sie die Nummer genau. Prüfen Sie danach erneut.
2. Dienst nicht verfügbar: Ziehen Sie keinen Schluss. Prüfen Sie einige Stunden später und am nächsten Tag erneut. Solange keine Antwort vorliegt, liefern Sie nicht allein aufgrund des Formats steuerfrei.
3. Nicht registriert: Bitten Sie den Kunden, seine Registrierung bei seiner Steuerbehörde in Ordnung zu bringen oder die richtige Nummer zu bestätigen. Gelingt das nicht vor der Rechnung, berechnen Sie Umsatzsteuer und korrigieren Sie später, falls die Nummer gültig wird.

Bewahren Sie in jedem Fall den schriftlichen Austausch mit dem Kunden auf. Bei Zweifeln zu einem bestimmten Vorgang fragen Sie Ihre Steuerberatung oder Ihr Finanzamt.

Der Nachweis, den Sie aufbewahren

Eine Prüfung ohne Spur schützt nicht. Bewahren Sie bei jeder Prüfung auf:

• Datum und Uhrzeit der Abfrage;
• die geprüfte USt-IdNr. und die Antwort (gültig, ungültig, nicht verfügbar);
• die Bestätigungs- bzw. Abfragenummer, die der offizielle Dienst vergibt, wenn Sie auch Ihre eigene USt-IdNr. angeben: Sie belegt Datum und Ergebnis der Prüfung;
• einen Screenshot oder ein PDF des Ergebnisses, abgelegt bei der Rechnung.

Prüfen Sie zum Zeitpunkt des Verkaufs, nicht nur bei der Anlage des Kunden: Eine Nummer kann ihre Gültigkeit verlieren.

Jetzt eine Nummer prüfen

Das Werkzeug USt-IdNr. prüfen prüft eine Nummer und zeigt eines von drei Ergebnissen: gültig, ungültig oder derzeit nicht prüfbar. Wenn Sie das Unternehmen zuerst über den Namen finden möchten, nutzen Sie die Unternehmenssuche.

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