Wat een leveranciersbestand bevat
Dit artikel toont hoe u een heel bestand koppelt: via het btw-nummer, via een bijna juist nummer en daarna via de naam met de postcode, terwijl u twijfelgevallen apart houdt.
De export uit de boekhoudsoftware van een kmo bevat alle invoergewoonten door elkaar: "BOUL. DES HALLES" in plaats van "Boulangerie des Halles", een btw-nummer overgetypt zonder het prefix FR, een SIREN van 8 cijfers omdat een nul wegviel, een spatie of punt midden in de cijfers. Dezelfde leverancier komt soms twee keer voor, onder twee schrijfwijzen.
Het SIREN van elke rij terugvinden dient drie doelen: de juiste leverancier betalen (zie IBAN-fraude), het juiste nummer op ontvangen en uitgereikte facturen zetten met de elektronische facturatie en de juiste contacten aanmanen. De werkwijze volgt altijd dezelfde volgorde, van meest naar minst betrouwbaar.
Eerste spoor: het btw-nummer
Een Frans btw-nummer bestaat uit FR, een sleutel van 2 cijfers en dan de 9 cijfers van het SIREN. Staat er in een rij een btw-nummer, dan volgt het SIREN rechtstreeks: het zijn de laatste 9 cijfers. Twee veelvoorkomende gevallen:
- het prefix ontbreekt:
11123456782telt 11 cijfers, het is een Frans btw-nummer zonderFR. Het SIREN is123456782; - het btw-nummer staat in de SIREN-kolom: het SIREN wordt gehaald uit de laatste 9 cijfers.
De sleutel kan worden herberekend: (12 + 3 × (SIREN modulo 97)) modulo 97. Voor 123 456 782 geeft de formule een sleutel van 11. Is de sleutel in het bestand fout maar het SIREN geldig, dan is de sleutel verkeerd overgetypt: corrigeer hem. Een btw-nummer dat met een ander land dan FR begint, heeft geen SIREN: zie het intracommunautaire btw-nummer.
Tweede spoor: het controlecijfer van het SIREN
Een SIREN telt 9 cijfers, waarvan het laatste een controlecijfer is (algoritme van Luhn). Zo berekent u het: verdubbel vanaf rechts om het andere cijfer, te beginnen met het tweede; is het resultaat groter dan 9, trek er dan 9 van af; tel alles op. De som moet op 0 eindigen.
Fictief voorbeeld: 123 456 782 geeft 2 + 7 + 7 + 3 + 5 + 8 + 3 + 4 + 1 = 40: het nummer is samenhangend. 123 456 783 geeft 41: dat is het niet, het is een tikfout. Een samenhangend nummer is niet per se een toegekend nummer: u moet daarna controleren of de onderneming bestaat en actief is, zie het controleren van een SIRET-nummer.
Derde spoor: een bijna juist nummer
Is het controlecijfer fout, dan is meestal één cijfer fout of zijn twee naburige cijfers omgewisseld. U kunt de varianten testen: voor 302 547 899 geeft het laatste cijfer veranderen in 8 een samenhangend SIREN, 302 547 898.
Maar meerdere varianten van hetzelfde nummer zijn vaak geldig: één cijfer van 123 456 783 wijzigen levert negen samenhangende SIREN-nummers op. Het controlecijfer alleen beslist dus niets. Elke kandidaat moet worden afgezet tegen wat het bestand van de rij weet: naam, gemeente, postcode. Een kandidaat met een gelijkaardige naam in dezelfde gemeente is waarschijnlijk. De andere vallen af.
Vierde spoor: de naam en de postcode
Zonder enig nummer blijft de naam over. Normaliseer die eerst: hoofdletters, accenten weg, rechtsvormen (SARL, SAS) en afkortingen uitgeschreven ("BOUL." wordt "BOULANGERIE"). Zoek de onderneming dan met de bedrijfszoeker en voeg de postcode toe: bij gelijke namen beslist het adres de meeste gevallen.
Houd dezelfde voorzichtigheid aan als bij een bijna juist SIREN: één enkele actieve kandidaat met een gelijkaardige naam in de juiste postcode is waarschijnlijk; meerdere kandidaten of een te korte naam zijn dubbelzinnige gevallen. Een SIREN zoeken op basis van een naam: zie ook het SIREN van een bedrijf vinden op naam. U steunt op de onderneming, nooit op namen van personen.
Voor en na: een bestand met vier leveranciers
Vier rijen uit een fictief bestand, gekoppeld met bovenstaande werkwijze. Namen en nummers zijn verzonnen.
| Leverancier (fictief) | In het bestand | Na koppeling | Methode |
|---|---|---|---|
| Atelier Lumière | Btw: 11123456782 | SIREN 123 456 782, btw FR11123456782 | Btw-nummer zonder prefix: het prefix FR wordt toegevoegd, de sleutel klopt, het SIREN volgt eruit. |
| Transports du Midi | SIREN 302 547 899, Toulouse | SIREN 302 547 898, btw FR59302547898 | Laatste cijfer fout: één geldig naburig nummer heeft een gelijkaardige naam, te bevestigen met de gemeente. |
| BOUL. DES HALLES | Geen nummer, 75001 | SIREN 200 000 081, btw FR62200000081 | Gekoppeld op naam en postcode: één enkele kandidaat. |
| Services Rhône Entretien | Geen nummer, 69003 | Te bevestigen (meerdere kandidaten) | Meerdere ondernemingen met een gelijkaardige naam in dezelfde postcode: apart gehouden. |
Let op de laatste rij: die is niet opgelost, en dat is de bedoeling. Bewaar ervoor de lijst van kandidaten, met naam, adres en status, en vraag uw contactpersoon bij de leverancier zijn SIREN te bevestigen. Een factuur of overschrijving mag nooit vertrekken op een onzekere koppeling.
Voor een klantenbestand volgt de dienst Klantenbestand dezelfde logica van controles: controlecijfer van het SIREN, btw-nummer, gesloten onderneming.
Veelgestelde vragen
Kan een SIREN worden gevonden uit een Frans btw-nummer?+
Ja: een Frans btw-nummer is FR, een sleutel van 2 cijfers en dan het SIREN. De laatste 9 cijfers zijn het SIREN. De sleutel kan worden herberekend om te controleren of het nummer goed is opgebouwd.
Wat doe ik met een nummer waarvan het controlecijfer fout is?+
Test de varianten met één cijfer of twee omgewisselde naburige cijfers en vergelijk elke kandidaat met de naam en de gemeente van de rij. Blijven er meerdere over, vraag dan bevestiging aan de leverancier.
Volstaat de naam om een SIREN te vinden?+
Zelden alleen. Met de postcode en een genormaliseerde naam springt vaak één kandidaat eruit. Meerdere kandidaten vragen om bevestiging.
Hoe behandel ik dubbelzinnige gevallen?+
Houd ze apart met hun kandidaten, zonder te kiezen. Een lege rij herstelt u later, een fout SIREN verspreidt zich.
Bewijst een geldig SIREN dat de leverancier bestaat?+
Nee. Het controlecijfer bewijst alleen dat het nummer goed is opgebouwd. U moet nog controleren of de onderneming bestaat en actief is.
Verder lezen
- SIRENSIREN van een Frans bedrijf vinden via de naamEen Frans SIREN vinden via de bedrijfsnaam: methoden, valkuilen (gelijknamige bedrijven, handelsnaam, vestigingen) en een heel bestand.
- E-FACTURATIEKlantenbestand: de fouten waardoor een e-factuur wordt geweigerdOntbrekend SIREN, verloren nul in een spreadsheet, SIRET aangezien voor SIREN, gesloten bedrijf, dubbel: zo herkent u ze.
- SIRENWat is een SIREN-nummer en hoe vindt u hetHet formaat van 9 cijfers, wie er een krijgt, waar het staat en hoe u het SIREN van een bedrijf op naam vindt.
- SIRETEen Frans SIRET-nummer controlerenHet formaat van 14 cijfers, typefouten opsporen en het verschil tussen een geldig SIRET en een actieve vestiging.
- FRAUDEIBAN-fraude: leverancier controleren voor u betaaltGewijzigd rekeningnummer: bel een bekend nummer terug, controleer de onderneming, het btw-nummer en vergelijk het IBAN voor u betaalt.