Was eine Lieferantendatei enthält
Dieser Artikel zeigt, wie Sie eine ganze Datei abgleichen: über die USt-IdNr., über eine fast richtige Nummer, dann über den Namen mit der Postleitzahl, und Zweifelsfälle beiseitelegen.
Der Export aus der Buchhaltungssoftware eines kleinen Unternehmens mischt alle Eingabegewohnheiten: „BOUL. DES HALLES“ statt „Boulangerie des Halles“, eine USt-IdNr. ohne das Präfix FR, eine SIREN mit 8 Ziffern, weil eine Null verloren ging, ein Leerzeichen oder Punkt mitten in den Ziffern. Derselbe Lieferant erscheint manchmal doppelt, in zwei Schreibweisen.
Die SIREN jeder Zeile zu finden dient drei Zwecken: den richtigen Lieferanten bezahlen (siehe IBAN-Betrug), die richtige Nummer auf empfangenen und ausgestellten Rechnungen der E-Rechnung führen und die richtigen Ansprechpartner mahnen. Das Vorgehen folgt immer derselben Reihenfolge, vom sichersten zum unsichersten Weg.
Erste Spur: die USt-IdNr.
Eine französische USt-IdNr. besteht aus FR, einer 2-stelligen Prüfziffer und den 9 Ziffern der SIREN. Enthält eine Zeile eine USt-IdNr., folgt die SIREN direkt daraus: Es sind die letzten 9 Ziffern. Zwei häufige Fälle:
- das Präfix fehlt:
11123456782hat 11 Ziffern, es ist eine französische USt-IdNr. ohneFR. Die SIREN ist123456782; - die USt-IdNr. steht in der SIREN-Spalte: Die SIREN wird aus den letzten 9 Ziffern entnommen.
Die Prüfziffer lässt sich neu berechnen: (12 + 3 × (SIREN modulo 97)) modulo 97. Für 123 456 782 ergibt die Formel die Prüfziffer 11. Ist die Prüfziffer in der Datei falsch, die SIREN aber gültig, wurde die Prüfziffer falsch abgeschrieben: Korrigieren Sie sie. Eine USt-IdNr., die mit einem anderen Land als FR beginnt, hat keine SIREN: siehe die innergemeinschaftliche USt-IdNr..
Zweite Spur: die Prüfziffer der SIREN
Eine SIREN hat 9 Ziffern, deren letzte eine Prüfziffer ist (Luhn-Algorithmus). So berechnen Sie sie: Von rechts jede zweite Ziffer verdoppeln, beginnend mit der zweiten; liegt das Ergebnis über 9, ziehen Sie 9 ab; alles addieren. Die Summe muss auf 0 enden.
Fiktives Beispiel: 123 456 782 ergibt 2 + 7 + 7 + 3 + 5 + 8 + 3 + 4 + 1 = 40: Die Nummer ist stimmig. 123 456 783 ergibt 41: Sie ist es nicht, es ist ein Tippfehler. Eine stimmige Nummer ist nicht zwingend eine vergebene: Anschließend müssen Sie prüfen, ob das Unternehmen existiert und aktiv ist, siehe die Prüfung einer SIRET-Nummer.
Dritte Spur: eine fast richtige Nummer
Ist die Prüfziffer falsch, ist meist eine Ziffer falsch oder zwei benachbarte Ziffern sind vertauscht. Sie können die Varianten testen: Bei 302 547 899 ergibt die Änderung der letzten Ziffer auf 8 eine stimmige SIREN, 302 547 898.
Aber mehrere Varianten derselben Nummer sind oft gültig: Wer eine einzelne Ziffer von 123 456 783 ändert, erhält neun stimmige SIREN. Die Prüfziffer allein entscheidet also nichts. Jeder Kandidat muss mit dem verglichen werden, was die Datei über die Zeile weiß: Name, Ort, Postleitzahl. Ein Kandidat mit ähnlichem Namen im selben Ort ist wahrscheinlich. Die anderen scheiden aus.
Vierte Spur: Name und Postleitzahl
Ohne jede Nummer bleibt der Name. Normalisieren Sie ihn zuerst: Großbuchstaben, Akzente entfernt, Rechtsformen (SARL, SAS) und Abkürzungen ausgeschrieben („BOUL.“ zu „BOULANGERIE“). Suchen Sie das Unternehmen dann mit der Unternehmenssuche und ergänzen Sie die Postleitzahl: Bei gleichem Namen entscheidet die Adresse die meisten Fälle.
Halten Sie dieselbe Vorsicht wie bei einer fast richtigen SIREN ein: Ein einziger aktiver Kandidat mit ähnlichem Namen in der richtigen Postleitzahl ist wahrscheinlich; mehrere Kandidaten oder ein zu kurzer Name sind Zweifelsfälle. Zur Suche einer SIREN über den Namen siehe auch die SIREN eines Unternehmens über den Namen finden. Man stützt sich auf das Unternehmen, nie auf Namen von Personen.
Vorher und nachher: eine Datei mit vier Lieferanten
Vier Zeilen einer fiktiven Datei, mit dem obigen Vorgehen abgeglichen. Namen und Nummern sind erfunden.
| Lieferant (fiktiv) | In der Datei | Nach dem Abgleich | Methode |
|---|---|---|---|
| Atelier Lumière | USt: 11123456782 | SIREN 123 456 782, USt-IdNr. FR11123456782 | USt-IdNr. ohne Präfix: Das Präfix FR wird ergänzt, die Prüfziffer stimmt, die SIREN ergibt sich daraus. |
| Transports du Midi | SIREN 302 547 899, Toulouse | SIREN 302 547 898, USt-IdNr. FR59302547898 | Letzte Ziffer falsch: Ein einziger gültiger Nachbar trägt einen ähnlichen Namen, mit dem Ort zu bestätigen. |
| BOUL. DES HALLES | Keine Nummer, 75001 | SIREN 200 000 081, USt-IdNr. FR62200000081 | Abgleich über Name und Postleitzahl: ein einziger Kandidat. |
| Services Rhône Entretien | Keine Nummer, 69003 | Zu bestätigen (mehrere Kandidaten) | Mehrere Unternehmen mit ähnlichem Namen in derselben Postleitzahl: beiseitegelegt. |
Beachten Sie die letzte Zeile: Sie ist nicht gelöst, und das ist gewollt. Halten Sie für sie die Liste der Kandidaten mit Name, Adresse und Status fest und bitten Sie Ihren Ansprechpartner beim Lieferanten, seine SIREN zu bestätigen. Eine Rechnung oder Überweisung sollte nie auf einem unsicheren Abgleich beruhen.
Für eine Kundendatei folgt der Dienst Kundendatei derselben Prüflogik: Prüfziffer der SIREN, USt-IdNr., geschlossenes Unternehmen.
Häufige Fragen
Lässt sich eine SIREN aus einer französischen USt-IdNr. ermitteln?+
Ja: Eine französische USt-IdNr. besteht aus FR, einer 2-stelligen Prüfziffer und der SIREN. Die letzten 9 Ziffern sind die SIREN. Die Prüfziffer lässt sich neu berechnen, um zu prüfen, ob die Nummer korrekt aufgebaut ist.
Was tun mit einer Nummer, deren Prüfziffer falsch ist?+
Die Varianten mit einer geänderten oder zwei vertauschten Ziffern testen und jeden Kandidaten mit Name und Ort der Zeile vergleichen. Bleiben mehrere übrig, den Lieferanten um Bestätigung bitten.
Genügt der Name, um eine SIREN zu finden?+
Selten allein. Mit der Postleitzahl und einem normalisierten Namen sticht oft ein einziger Kandidat heraus. Mehrere Kandidaten erfordern eine Bestätigung.
Wie behandelt man Zweifelsfälle?+
Mit ihren Kandidaten beiseitelegen, ohne zu wählen. Eine leere Zeile lässt sich später korrigieren, eine falsche SIREN verbreitet sich.
Beweist eine gültige SIREN, dass der Lieferant existiert?+
Nein. Die Prüfziffer beweist nur, dass die Nummer korrekt aufgebaut ist. Sie müssen noch prüfen, ob das Unternehmen existiert und aktiv ist.
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