Ce que contient un fichier de fournisseurs
Cet article montre comment rapprocher un fichier entier : par le numéro de TVA, par un numéro presque correct, puis par le nom avec le code postal, en gardant de côté les cas douteux.
L'export du logiciel comptable d'une PME mêle toutes les habitudes de saisie : « BOUL. DES HALLES » au lieu de « Boulangerie des Halles », un numéro de TVA recopié sans le préfixe FR, un SIREN à 8 chiffres parce qu'un zéro a sauté, un espace ou un point au milieu des chiffres. Le même fournisseur apparaît parfois deux fois, sous deux écritures.
Retrouver le SIREN de chaque ligne sert à trois choses : payer le bon fournisseur (voir la fraude au RIB), porter le bon numéro sur les factures reçues et émises avec la facture électronique, et relancer les bons interlocuteurs. La méthode suit toujours le même ordre, du plus sûr au moins sûr.
Première piste : le numéro de TVA
Un numéro de TVA français s'écrit FR, une clé de 2 chiffres, puis les 9 chiffres du SIREN. Quand la ligne contient un numéro de TVA, le SIREN en découle directement : ce sont les 9 derniers chiffres. Deux cas fréquents :
- le préfixe manque :
11123456782a 11 chiffres, c'est un numéro de TVA français sans leFR. Le SIREN est123456782; - le numéro de TVA est dans la colonne SIREN : le SIREN est extrait des 9 derniers chiffres.
La clé se recalcule : (12 + 3 × (SIREN modulo 97)) modulo 97. Pour 123 456 782, la formule donne une clé de 11. Si la clé du fichier est fausse mais que le SIREN est valide, c'est la clé qui est mal recopiée : corrigez-la. Un numéro de TVA qui commence par un autre pays que FR n'a pas de SIREN : voir le numéro de TVA intracommunautaire.
Deuxième piste : la clé de contrôle du SIREN
Un SIREN a 9 chiffres dont le dernier est une clé de contrôle (algorithme de Luhn). Pour la calculer : en partant de la droite, doublez un chiffre sur deux en commençant par le deuxième ; si le résultat dépasse 9, retranchez 9 ; additionnez le tout. La somme doit se terminer par 0.
Exemple fictif : 123 456 782 donne 2 + 7 + 7 + 3 + 5 + 8 + 3 + 4 + 1 = 40 : le numéro est cohérent. 123 456 783 donne 41 : il ne l'est pas, c'est une faute de frappe. Un numéro cohérent n'est pas pour autant un numéro attribué : il faut ensuite vérifier que l'entreprise existe et qu'elle est active, voir la vérification d'un numéro SIRET.
Troisième piste : un numéro presque correct
Quand la clé est fausse, le plus souvent un chiffre est erroné ou deux chiffres voisins sont inversés. On peut tester les variantes : pour 302 547 899, changer le dernier chiffre en 8 donne un SIREN cohérent, 302 547 898.
Mais plusieurs variantes d'un même numéro sont souvent valides : changer un seul chiffre de 123 456 783 donne neuf SIREN cohérents. La clé ne départage donc rien seule. Il faut confronter chaque candidat à ce que le fichier sait de la ligne : son nom, sa ville, son code postal. Un candidat dont le nom est proche, dans la même ville, est probable. Les autres sont écartés.
Quatrième piste : le nom et le code postal
Sans aucun numéro, il reste le nom. Normalisez-le d'abord : majuscules, accents retirés, formes juridiques (SARL, SAS) et abréviations développées (« BOUL. » en « BOULANGERIE »). Cherchez ensuite l'entreprise avec la recherche d'entreprise en ajoutant le code postal : à nom égal, l'adresse départage la plupart des cas.
Gardez les mêmes règles de prudence que pour un SIREN presque correct : un seul candidat actif au nom proche dans le bon code postal est probable ; plusieurs candidats ou un nom trop court sont des cas ambigus. Pour la recherche d'un SIREN à partir d'un nom, voir aussi trouver le SIREN d'une entreprise par son nom. On s'appuie sur l'entreprise, jamais sur des noms de personnes.
Avant et après : un fichier de quatre fournisseurs
Quatre lignes d'un fichier fictif, rapprochées avec la méthode ci-dessus. Les noms et numéros sont inventés.
| Fournisseur (fictif) | Dans le fichier | Après rapprochement | Méthode |
|---|---|---|---|
| Atelier Lumière | TVA : 11123456782 | SIREN 123 456 782, TVA FR11123456782 | Numéro de TVA sans préfixe : le préfixe FR est ajouté, la clé est juste, le SIREN en découle. |
| Transports du Midi | SIREN 302 547 899, Toulouse | SIREN 302 547 898, TVA FR59302547898 | Dernier chiffre faux : un seul voisin valide porte un nom proche, à confirmer avec la ville. |
| BOUL. DES HALLES | Aucun numéro, 75001 | SIREN 200 000 081, TVA FR62200000081 | Rapprochement par le nom et le code postal : un seul candidat. |
| Services Rhône Entretien | Aucun numéro, 69003 | À confirmer (plusieurs candidats) | Plusieurs entreprises au nom proche dans le même code postal : gardée de côté. |
Notez la dernière ligne : elle n'est pas résolue, et c'est voulu. Gardez pour elle la liste des candidats, avec leur nom, leur adresse et leur statut, et demandez à votre interlocuteur chez le fournisseur de confirmer son SIREN. Une facture ou un virement ne devrait jamais partir sur un rapprochement incertain.
Pour un fichier de clients, le service Fichier clients suit la même logique de contrôle : clé du SIREN, numéro de TVA, entreprise fermée.
Questions fréquentes
Peut-on retrouver un SIREN à partir d'un numéro de TVA français ?+
Oui : un numéro de TVA français est FR, une clé de 2 chiffres, puis le SIREN. Les 9 derniers chiffres sont le SIREN. La clé se recalcule pour vérifier que le numéro est bien formé.
Que faire d'un numéro dont la clé est fausse ?+
Tester les variantes à un chiffre ou à deux chiffres inversés, puis confronter chaque candidat au nom et à la ville de la ligne. S'il en reste plusieurs, demander confirmation au fournisseur.
Le nom suffit-il pour trouver un SIREN ?+
Rarement seul. Avec le code postal et une normalisation du nom, un seul candidat ressort souvent. Plusieurs candidats imposent une confirmation.
Comment traiter les cas ambigus ?+
Les garder de côté avec leurs candidats, sans choisir. Une ligne vide se corrige plus tard, un mauvais SIREN se propage.
Un SIREN valide prouve-t-il que le fournisseur existe ?+
Non. La clé prouve seulement que le numéro est bien formé. Il faut encore vérifier que l'entreprise existe et qu'elle est active.
Pour aller plus loin
- SIRENTrouver le SIREN d'une entreprise par son nomRetrouver un SIREN à partir d'un nom : méthodes, pièges (homonymes, enseigne, établissements) et traitement d'un fichier entier.
- FACTURE ÉLECTRONIQUEFichier clients : les erreurs qui font rejeter une facture électroniqueSIREN manquant, zéro perdu dans Excel, SIRET pris pour un SIREN, entreprise fermée, doublon : comment les reconnaître.
- SIRENNuméro SIREN : à quoi il sert et comment le trouverLe format à 9 chiffres, qui en reçoit un, où il apparaît et comment trouver celui d'une entreprise à partir de son nom.
- SIRETComment vérifier qu'un numéro SIRET est valideLe format à 14 chiffres, la détection des fautes de frappe et la différence entre SIRET valide et établissement actif.
- FRAUDEFraude au RIB : vérifier un fournisseur avant de payerChangement de coordonnées bancaires : rappeler un numéro connu, vérifier l'entreprise, la TVA et comparer l'IBAN avant de payer.